Zunächst wird mit der Kitaleitung alles Wichtige für den Fototermin besprochen (Anzahl der Kinder, wieviele Fototage gibt es, Reihenfolge der Gruppen etc.). Die Eltern erhalten knapp 3 Wochen vor dem Fototermin einen Link zur Onlineanmeldung. Der Link wird häufig direkt von der Kitaleitung über den internen Verteiler weitergeleitet. Zur Erinnerung wird eine Woche vor dem Fototermin ein kleines Plakat mit wichtigen Informationen und QR-Code zur Anmeldung ausgehangen. Die Eltern melden sich zum Fototag selbstständig an und erhalten anschließend eine Bestätigung.  

Dann erfolgt der Fototag im Freien. Falls es regnen sollte, kann der Termin verschoben werden oder alternativ ein Set in der Kita aufgebaut werden.

Nach knapp 1-2 Wochen erhalten die Eltern eine E-Mail mit den Zugangsdaten ihrer persönlichen Onlinegalerie. Dort finden sie Einzel-, Geschwister und die Gruppenfotos. Die Eltern können nun frei entscheiden welche Fotoprodukte und wieviele Sie bestellen wollen, ohne Kaufverpflichtung. Die Produkte werden über den Shop bezahlt und direkt an die Eltern nach Hause geliefert.